ERP/SAP Programında Satınalma Siparişi Nasıl Oluşturulur?

     Günümüzde çoğu şirketlerin aktif olarak kullandığı kurumsal kaynak programlarından SAP'de satınalma siparişinin nasıl açıldığı hakkında kısaca bilgi vereceğim.

1- Sap ana ekranda ME21N kodunu arama çubuğuna yazıyoruz ve enter tuşuna basıyoruz :)   

                                                    

2- Gelen ekrandan belge türü kısmına fason satınalma, numune satınalma, yurtiçi satınalma, yurtdışı satınalma seçeneklerinden hangisini gerçekleştireceksek onu seçiyoruz.

3- Daha sonra "Satıcı" kısmına tedarikçimizin kodunu giriyoruz. Bu kodu ilk olarak tedarikçiyi sisteme tanımlarken alıyoruz. Ben size en kolay olanını göstereceğim. Sağ tarafındaki ikona tıklayıp açılan pencere de "ad" kısmına tedarikçinin adını iki yıldız arasına yazmanız yeterli. Örneğin; *omer* gibi. Sonra Ok işaretine basarak çıkan firmayı ekliyoruz.

4- "Malzeme" kısmına parçanın sisteminizdeki kodunu yazıp, "SAS Miktarı" kısmına da alacağınız malzemenin miktarını yazarak enter tuşuna basıyoruz. Eğer sistemde malzeme fiyatı tanımlı ise direk ekrana gelecektir. Tanımlı değil ise siz manuel olarak fiyatı girerek, kaydet ikonuna tıklıyoruz.

5- Yeni bir pencere daha açılıyor. Bu pencereden satınalma sipariş numarasını görebilirsiniz. İleride bu sipariş numarası ile siparişinizi takip edebilirsiniz. 

Satınalma Mühendisi Ne İş Yapar?

Piyasa tabiriyle Satınalmacı diyince ilk akla gelen; şirketlerin para harcayan ve akşama kadar telefon da muhabbet eden kişiler gelir:) Tabi işin aslı kesinlikle öyle değildir.

Günümüzde işletmelerde satınalmacıların yerini Satınalma Mühendisleri almaya başladı. Daha önceleri işletmelerde satınalmacılar satın alacakları mal/ürün yada hizmeti; genellikle kendi çevresinde yani bulunduğu il de, kalitesi herkes tarafından kabul edilmiş tedarikçilerle çalışırlardı. Bunun nedeni kendini sıkıntıya sokmamak, tabiri caizse kafasının ağrımaması idi. Alınan malzemenin termini, fiyatı, lojistiği çok da hesaba katılmazdı. Önemli olan gelen malzeme de kalitesel olarak problem olmamasıydı. Şuan için işletmelerin satınalmacıları mühendislik eğitimi almış kişilerden almasının en önemli nedeni teknik konulara hakim olmalarından kaynaklanmaktadır. Bunun yanında araştırma yeteneklerinin güçlü olması ve pazarlık sürecini iyi yönetmelerinden kaynaklanmaktadır. 

Satınalma mühendisi; işletmenin ihtiyacı olan mal/ürün ya da hizmetin satınalma sürecini başlatan ve sonuçlandıran kişidir. 

• İlk olarak satın alınacak mal/ürün ya da hizmetin teknik özelliklerine hakim olmak gerekir. Çünkü tedarikçi firmanın size önereceği malzeme sizin istemiş olduğunuz malzeme olmalıdır. Aksi takdirde farklı bir malzeme yada hizmet satın alırsanız hem fiyat konusunda yanılırsınız hem de alınan malzemenin ya da hizmetin iadesi söz konusu olmaz yada bu konu da ciddi sıkıntı yaşayabilirsiniz. Bununla ilgili de alınacak tedbirlerden biri de Sözleşme yapmaktır. Satınalma Sözleşmesine bu maddeleri eklerseniz, doğabilecek her hangi bir problemden dolayı zarar görmemiş olursunuz. 
• İkinci olarak piyasa fiyat araştırması yapmak. Bunu yaparken de elimizde mevcut fiyatlar olmalı. Bunu işletmenizin Maliyet hesaplama kısmından alabilirsiniz. Bunun dışında da yararlanacağınız kaynaklar bulunmaktadır. Örneğin; satın alacağınız mal/ürünün hammaddesinin fiyatını bulabilirsiniz. Metal üzerinden konuşursak Londra Metal Borsasından hammaddenin ton bazında şuan ki fiyatını ya da daha önceki yıllardaki fiyatını ve karşılaştırmasını bulabilirsiniz. Bunun üzerine yapacağı işlem için belirli oran da işçilik koyup yaklaşık olarak maliyet hesabı yapabilirsiniz. Maliyet hesabı yaptıktan sonra tedarikçi firmalardan fiyat teklifi almaya başlarsınız. Mümkün olan en fazla teklifi almaya çalışın. Bu sizin firmalarla olan pazarlığınızı güçlendirecektir. Almış olduğunuz fiyat tekliflerinde şu hususlara dikkat etmeniz gerekmektedir. 

1. Birim fiyat olarak teklif aldıysanız para birimine dikkat etmelisiniz. Döviz üzerinden fiyat verdi ise kur üzerinden devamlı fiyat değişecektir. Tabi sabit kur belirlemediyse. Sabit kur üzerinden hiç bir firma fiyat teklifi vermez. Ayrıca almış olduğunuz fiyat KDV dahil fiyat mı yoksa KDV hariç fiyat mı buna dikkat etmelisiniz.
2. Termin konusunda kesinlikle vermiş oldukları termine riayet etmelerini sağlamalısınız. Bunu da sözleşmeye ilgili madde koyarsanız para cezasından dolayı riayet etmek zorunda kalırlar. Tedarikçilerin vermiş oldukları termini kesinlikle toleranslı olarak verdiklerini düşünün. Her zaman bu konu da ısrarcı olun. Kesinlikle daha erken bir zamana termin vereceklerini göreceksiniz.
3. Satın alacağınız mal/ürün ya da hizmetin lojistiğini kimin karşıladığına dikkat edin. Mümkünse tedarikçi firma bunu karşılasın. Eğer lojistiğini siz sağlayacaksanız satın alacağınız mal/ürün ya da hizmet için fiyat araştırması yapıp en uygun olan yol ile getirmelisiniz.
4. Garanti süresine ve garanti koşullarına dikkat etmelisiniz. 
5. Ödeme koşullarında kesinlikle teklifte yazılı olanı ilk etapta kabul etmeyin. Emin olun siz nasıl satın almaya çalışıyorsanız, tedarikçi firma da satmaya çalışıyor. Yani o sizden daha çok istekli. Bu yüzden firmanınızın mali gücünü bu yönde kullanın.
6. Teklif geçerlilik süresi gibi diğer tüm ayrıntıları da dikkatlice incelemelisiniz.

• Son olarak tüm almış olduğunuz fiyat tekliflerini inceleyip karar vermelisiniz. Karar verirken ilk olarak tabi tamamen duygusal olan :) parayı tercih etmelisiniz. Fiyatı en düşük olan ürünü seçmelisiniz. Bundan sonra termin konusu ve garanti kapsamı gelmektedir. Sırasıyla işletmenizin mali gücüne göre ödeme şartları gelmektedir. Satın almış olduğunuz mal/ürünün stoğunuza girinceye kadar ki süreçlerini takip etmelisiniz. Satınalma da takip çok önemlidir.

Bu anlattıklarım satınalma mühendisinin yaptığı işin teknik kısımlarıydı. Bununla eş değer olan kısmı da dürüst olmasıdır. Ve şirketin menfaatlerini her şeyin üzerinde görmesidir.

Kolay gelsin.

Ömer KARAOĞLU

Satınalma Mühendisi/Makina Mühendisi

Bozankaya Otomotiv A.Ş